Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
Mściwojów, 19.02.2013 r.
Zapytanie ofertowe
1. Stowarzyszenie Kaczawskie z siedzibą w Mściwojowie nr budynku 45 A, 59-407 Mściwojów, NIP 695-14-27-474, REGON 391033947 zaprasza do składania propozycji cenowych na wykonanie ulotek oraz folderu związanych z projektem pn. „Sudecka Zagroda Edukacyjna w Dobkowie”. Projekt wdrażany jest w ramach Priorytetu IV, działanie 4.7 – Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013.SZCZEGÓŁOWY opis przedmiotu zamówienia:
2.1 ULOTKI
Zaprojektowanie, wykonanie i dostawa czterech rodzajów ulotek, prezentujących Zagrodę i jej ofertę, bogactwo przyrodnicze, środki i metody ochrony przyrody, itd., w tym:- ULOTKI nr 1, 2 i 3.
Ulotki nr 1-3 powinny stanowić spójną graficznie całość, o współgrających i wzajemnie uzupełniających się ze sobą projektach graficznych. Ulotki te będą rozprowadzane indywidualnie lub też jako komplet, dlatego też wymaga się zaprojektowania opakowania lub innego rozwiązania umożliwiającego ich estetyczne i trwałe połączenie. Sposób łącznia ze sobą tych ulotek musi zostać wcześniej zaakceptowany przez Zamawiającego. Ilość mechanizmów/opakowań łączących ulotki – 300 szt. W momencie dostarczania ulotek wymaga się dostawy gotowych w/w 300 zestawów (ulotki wchodzące w skład zestawów odliczone zostają z puli indywidualnie wykonanych ulotek).
W przypadku zastosowania opakowania papierowego wymaga się zastosowania papieru o gramaturze min. 250g/m2, wycięcia oraz z wyciśniętym elementem graficznym (sucha pieczęć) znaku zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, lakier UV wybiórczo, jednostronnie foliowane.
Parametry ulotek nr 1-3: papier kreda matowa min. 200g, druk full kolor 4 4, lakier UV wybiórczo, falcowanie, foliowanie. Przypuszczalny format ok. 90 cm x 15 cm – licząc wszystkie długości (skład ulotki w różne strony – patrz wizualizacja nr 2). Ulotka powinna mieć nieregularne kształty zwiększające wyjątkowość publikacji. Łączny nakład ulotek 10.000 szt. (4.000 szt. ulotki nr 1, 3.000 szt. ulotki nr 2 oraz 3.000 szt. ulotki nr 3).
Ulotka nr 1 poświęcona zostanie ofercie edukacyjnej prowadzonej przez Zagrodę. Znajdzie się tutaj m. in. opis działalności, itd. W wybranym miejscu ulotki oprócz ogólnych tekstów i zdjęć powinny znajdować się wydzielone pola w odcieniach szarości – np. w formie kółek o średnicy ok. 3,5 cm. Każdy uczestnik zajęć (lub grupa) po zaliczeniu określonych tematycznych warsztatów dostępnych w Zagrodzie, otrzymywałaby również na osobnym plastrze (kartce) kolorowe naklejki pasujące formatem do w/w pól. Przypuszczalna ilość naklejek (kółek) ok. 10 szt. Nakład łączny ulotki nr 1 – 4.000 szt. (i taka sama ilość zestawu kolorowych naklejek).Ostateczny kształt i wielkość ulotek zostanie ustalony z Zamawiającym na etapie opracowywania projektu. – ULOTKA nr 4
Ulotka nr 4 powinna zostać tak zaprojektowana, aby w trakcie jej rozkładania, w jej wewnętrznej części pojawiała się samoczynnie rozkładana kolorowa, papierowa bryła przedstawiająca Zagrodę Edukacyjną w Dobkowie o odpowiednio rozbudowanych szczegółach graficznych i kolorystycznych.
Parametry ulotki nr 4: papier o gramaturze 300g, druk full kolor 4 4, falcowanie. Druk wykonany na papierze białym, ekologicznym, pochodzącym w min. 50% z recyclingu o możliwie jak największym błysku. Ilość 4.000 szt.
Format zbliżony do A4, 8 stron. Ulotka powinna mieć nieregularne kształty zwiększające wyjątkowość publikacji, a także wycięcia zgodnie z projektem graficznym. Łamanie i składanie ulotki powinno również odbywać się zgodnie z przedstawionym projektem.
2.2 FOLDER
Folder formatu A4 kreda, druk full kolor 4 4, lakier UV wybiórczo. Łączny nakład folderu 4.000 szt.
Okładka folderu: gramatura min. 250 g/m2, odciśnięty stempel na pierwszej stronie (wypukły lub wklęsły zgodnie z projektem i wymaganiami zamawiającego), wycięcia na okładce we wskazanym miejscu zgodnie z projektem graficznym. Okładka z zakładką zawijaną do środka o szerokości min. 6 cm z nadrukiem (przód i tył okładki). W w/w zakładce cięcia ukośne umożliwiające włożenie niezależnej, estetycznie wykonanej wizytówki z danymi teleadresowymi do Zagrody. Wizytówkę tą stanowiącą integralną część folderu, projektuje i wykonuje Wykonawca zgodnie z liczbą folderów.
Środek folderu: 16 stron, papier kreda min. 115 g/m2.
Folder będzie miał charakter edukacyjny. Nadanie nr ISBN oraz wszystkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca.
Zamawiający dopuszcza pewne zmiany w układzie ulotek /folderu np. sposobie łamania, itd. jednak zaproponowane przez wykonawcę rozwiązania na etapie projektowania wymagają wcześniejszej akceptacji zamawiającego i powinny charakteryzować się wpływem na lepszą ich estetyczność, adekwatność do danej grupy odbiorców, większą spójność z pozostałymi materiałami, przy zachowaniu przyjętej w ogłoszeniu ilości danych publikacji, a parametry jak np. grubość papieru nie powinny być gorsze niż przyjęte w ogłoszeniu.
3. Jedna z wyżej wymienionych ulotek zostanie wykonana w ten sposób, aby treści były dostępne w czterech wersjach językowych, tzn. jedna ulotka będzie posiadała w swoim układzie graficznym treść w języku polskim, czeskim, niemieckim i angielskim. Wykonawca przełoży treść ulotki na język czeski, niemiecki i angielski wraz z dokonaniem korekty autorskiej. Ilość tekstu z języka polskiego do przełożenia na inne języki nie powinna przekroczyć ok. 2.000 znaków.
4. Wszystkie publikacje powinny w projekcie graficznym mieć ujętą wizualizację obiektu – znak graficzny, który stworzony zostanie przez Wykonawcę, jako jeden z elementów scalających wszystkie publikacje. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w ciągu 1 m-ca od podpisania umowy do wyboru 5 różnych projektów wizualizacji, po czym Zamawiający wybierze jedną z nich, która w dalszej kolejności będzie podawana ostatecznemu dopracowywaniu.
5. Fotografie, teksty i inną grafikę oraz wizualizacje niezbędne do wykonania poszczególnych materiałów w ramach zamówienia Wykonawca wykona na własny koszt lub na własny koszt je zakupi/pozyska. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie autorskie prawa majątkowe do wykorzystanych w toku prac nad stworzeniem materiałów zarówno tekstów, zdjęć, wizualizacji, jak i całości projektu poszczególnych publikacji, w celu ich wykorzystania także do innych działań promocyjnych Sudeckiej Zagrody Edukacyjnej.
Po wyborze wykonawcy, Zamawiający uzgodni tematykę każdej publikacji, przekaże wytyczne i propozycje co do jej zawartości, a wykonawca zobowiązany zostanie do przedłożenia odpowiedniej do niej treści. Teksty te będą musiały być dostosowane do różnych wskazanych przez Zamawiającego grup odbiorców. Wymaga się dokonywania przez Wykonawcę korekty autorskiej przekazywanych tekstów i podlegać one będą weryfikacji i uzgadnianiu z Zamawiającym.
Przypuszczana ilość zdjęć Zagrody oraz walorów przyrodniczych wykorzystywanych do opracowywania projektów graficznych publikacji wyniesie min. 250 zdjęć. Będą to m. in. fotografie występujących okazów lokalnych roślin, zwierząt, w tym tych znajdujących się pod ochroną, a także miejsc atrakcyjnych pod względem przyrodniczym, itd. Zdjęcia te będą mogły być stopniowo przekazywanie zamawiającemu do akceptacji. Wymaga się bardzo wysokiej jakości zdjęć o min. oryginalnej rozdzielczości 3024 x 2016 (w wyjątkowych przypadkach zdjęć dopuszcza się mniejszą rozdzielczość), wykonanych różnych porach roku. Ostateczna lista zostanie uzgodniona z Wykonawcą na etapie projektowania.
Zamawiający ma prawo odrzucić określone zdjęcie/-a z przedłożonych do akceptacji przez Zleceniobiorcę jeśli nie będzie ono spełniało określonych wymagań estetycznych i jakościowych.
6. Stowarzyszenie informuje, iż aktualnie inwestycja związana z powstaniem Sudeckiej Zagrody Edukacyjnej w Dobkowie (pow. złotoryjski) jest w początkowej fazie prac projektowych i budowlanych. Termin oddania obiektu do użytku to 15.07.2014 r., jednak Zamawiający zamierza dokonać wyboru wykonawcy niniejszych publikacji (ulotek i folderu) ze znacznym wyprzedzeniem w celu umożliwiania mu zebrania/wykonania odpowiedniej jakości fotografii i opracowania właściwych tekstów. Część publikacji związana z samym obiektem zostanie wykonana w oparciu o przygotowane wizualizacje oraz zdjęcia z ostatniego etapu prac.
7. Jedna z ulotek oraz folder zgodnie z wytycznymi Zamawiającego posiadać będzie mapę lokalizującą Zagrodę Edukacyjną na tle regionu Krainy Wygasłych Wulkanów. Mapy te nie mogą w pełni się powielać i powinny różnić się od siebie pod względem np. dokładności szczegółów, skali, itd. Jedna z map powinna zawierać najciekawsze punkty wskazane przez Zamawiającego (np. występujące pomniki przyrody, punkty widokowe, itd.) zaprojektowane przez Wykonawcę w formie estetycznych, rysunków (szkiców). Zgodnie z wytycznymi Zamawiającego mapy te powinny nawiązywać do charakteru danej ulotki/folderu.
8. Terminy i miejsce wykonania prac:
8.1 Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia do siedziby Zamawiającego w ciągu 30 dni od podpisania umowy, po uzyskaniu wytycznych Zamawiającego, koncepcji i schematu wykonania każdej z wyżej wymienionych publikacji. W tym terminie również po zasięgnięciu informacji i wytycznych od Zamawiającego, przedstawi listę obiektów/celów do sfotografowania lub pozyskania materiałów zdjęciowych, służących do opracowania publikacji. Przedkładane rozwiązania dotyczyć mają także wstępnych propozycji zawartości tekstowej ulotek i folderu.
8.2 Do dnia 15.11.2013 r. wykonawca dostarczy wcześniej skonsultowane, obrobione i przygotowane do druku materiały zdjęciowe i tekstowe do niniejszych publikacji wraz z przekazaniem do nich pełnych praw autorskich.
8.3 Zleceniobiorca dostarczy do dnia 10.01.2014 r. dwa wstępne projekty każdej z ulotek/folderu w wersji elektronicznej. Zamawiający dokona wyboru spośród wstępnie opracowanych przez Wykonawcę szat graficznych jednej z nich, które stanowić będą podstawę do dalszego opracowania ostatecznego wizerunku publikacji. W przypadku ulotki związanej z prezentacją obiektu, wymagane będzie zaproponowanie rozwiązań doraźnych, które zastąpione zostaną materiałami zdjęciowymi wykonanymi w trakcie lub po zakończeniu prac budowlanych.
8.4 Do dnia 30.07.2014 r. dostawa w odpowiednich ilościach, gotowych i wolnych od wad publikacji do siedziby Zamawiającego.
9. Publikacje powinny być pakowane od 200 do 500 szt. w celu ich łatwego i szybkiego przeliczenia oraz transportu. Ulotki powinny być poskładane.
10. Przed oddaniem przedmiotu zamówienia do ostatecznego druku/wykonania, Wykonawca dostarczy i przedstawi Zamawiającemu każdą publikację w formie elektronicznej celem ostatecznej weryfikacji poprawności wykonania materiałów. Jeżeli Zamawiający zgłosi Wykonawcy uwagi, ten dokona stosownych poprawek w przedmiocie umowy.
11. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności, do przestrzegania obowiązującego prawa oraz do dbałości o interesy Zamawiającego.
12. Odbiór przedmiotu umowy dokonany będzie protokołami zdawczo-odbiorczymi przez Zamawiającego: częściowym (po dostarczeniu zaakceptowanych materiałów zdjęciowych i tekstowych) i końcowym (po dostarczeniu wykonanych publikacji).
13. W przypadku stwierdzenia, w trakcie czynności odbioru, wad w materiałach drukowanych, termin ich usunięcia i ponownego odbioru zostanie wyznaczony przez Zamawiającego odpowiednio do stwierdzonych wad, nie dłużej jednak niż 7 dni. Usunięcie wad i transport materiałów odbywa się na koszt Wykonawcy.
14. Wynagrodzenie płatne będzie w dwóch transzach:
– pierwsza w wysokości 25% wartości zamówienia za zrealizowanie działań określonych w punktach 8.1 i 8.2.
– druga płatność w wysokości 75% wartości zamówienia za dostawę niniejszych publikacji w wymaganych ilościach i wolnych od wad (8.3 i 8.4).
15. Zamawiający przewiduje na realizację zamówienia wartość: 46.371,00 zł brutto, tj. 37.700,00 zł netto co stanowi 9.379,04 euro – zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów.
16. Opis obliczania ceny – Wykonawca przedstawi w ofercie cenę całkowitą brutto obejmującą całość przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym podatek VAT, a także inne koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia, tj. m.in. koszty dostawy przedmiotu zamówienia, pozyskania materiałów tekstowych i zdjęciowych, przekład części tekstów na język angielski, niemiecki i czeski. Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.
17. Rodzaje i opis kryteriów, którymi Zleceniodawca będzie się kierował przy wyborze oferty: Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:
Cena – oferta, która opiewać będzie na najniższą kwotę brutto otrzyma 100 %. Zamawiający przyzna maksymalną ilość punktów (100 pkt.) w kryterium CENA ofercie, która zaoferuje najniższą cenę za realizację zadania. Punkty w pozostałych ofertach w kryterium cena zostaną wyliczone ze wzoru:
C = (Najkorzystniejsza zaoferowana cena spośród wszystkich ważnych ofert / Cena oferowana badanej oferty) * 100%
W toku oceny ofert Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wszystkich wyników do dwóch miejsc po przecinku.
18. Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, czytelnie w języku polskim. Oferta musi być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela(i) Wykonawcy. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego – Stowarzyszenie Kaczawskie, 59-407 Mściwojów nr budynku 45 A, w terminie do dnia 26.02.2013 r., do godz. 15:00. Decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie zostaną odesłane bez rozpatrzenia.
19. Warunki udziału w postępowaniu:
a) ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym – załącznik nr 1.
b) do oferty należy załączyć wykaz wykonanych usług – zał. nr 2, potwierdzający posiadanie odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
Zamawiający uzna, że wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – zaprojektował i wykonał co najmniej dwie różne ulotki i co najmniej dwa różne foldery.
20. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z podwykonawstwa.
21. Osoby uprawnione do kontaktowania się z Wykonawcami.
Stowarzyszenie Kaczawskie, 59-407 Mściwojów 45a, fax. (76) 87 28 718.
Krzysztof Kowalczyk tel. 694867747 lub Ewelina Rozpędowska tel. 509745591.
22. Zamówienie zostanie przeprowadzone zgodnie z wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych w projektach realizowanych w ramach Priorytetów 1-9 Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
23. Zamawiający informuje, że w przypadku, gdy w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną mniej niż 2 ważne oferty, zamawiający unieważnia to postępowanie i przeprowadza ponowne.
24. Z uwagi na szeroki zakres zamówienia związanego z wykonaniem ulotek i folderu, Zamawiający pragnie zwrócić uwagę na dokładną i wnikliwą analizę treści przedmiotu zamówienia oraz właściwą i pełną wycenę w procesie przygotowywania oferty.
25. Zamówienie zostało upublicznione poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego.
Załączniki:
1. Formularz oferty – zał. nr 1.
2. Wykaz wykonanych usług – zał. nr 2.
3. Przykładowe wizualizacje publikacji – zał. nr 3.
