Mściwojów, dnia 19.11.2012 r.
Zapytanie ofertowe
Stowarzyszenie Kaczawskie, 59-407 Mściwojów, Mściwojów 45 A, NIP: 6951427474, REGON: 391033947, zaprasza do złożenia oferty handlowej na wykonanie zadania pn. Zarządzanie projektem oraz prowadzenie postępowań, w ramach projektu: „Sudecka Zagroda Edukacyjna w Dobkowie”. Projekt wdrażany jest w ramach Priorytetu IV, działanie 4.7 – Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013.
1. Przedmiot zamówienia – Zarządzanie projektem oraz prowadzenie postępowań. Wykonawca pełnić będzie funkcje KIEROWNIKA PROJEKTU.
Zakres obowiązków Wykonawcy należeć będą:
1) Bieżące prowadzenie kompleksowej kontroli i rozliczenia finansowego wydatków związanych z realizacją Projektu.
2) Sporządzanie dokumentacji obowiązującej w procedurze dofinansowania Projektu w ramach RPO dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013.
3) Weryfikację poszczególnych części Projektu oraz wszelkich innych dokumentów z nimi związanych pod kątem poprawności zgodności z obowiązującymi przepisami, oraz wzajemnej zgodności i kompletności składających się na tę dokumentację elementów.
4) Stałą wymianę informacji oraz koordynację swojej działalności w ramach realizacji usługi z Beneficjentem.
5) Zapewnienie pełnej obsługi sprawdzającej.
6) Wydawanie wszystkich poleceń, instrukcji i wskazówek działania w jednej z poniższych form: elektronicznej (e-mailową), pisemnej, ustnej – przekazywanej w bezpośrednich kontaktach, jak również telefonicznie.
7) Przygotowywanie okresowych sprawozdań określonych w umowie o dofinansowanie zawierających informacje dotyczące zakresu rzeczowego i finansowego realizowanych prac, w formie i terminach uzgodnionych z Beneficjentem.
8) Udział w spotkaniach dotyczących zaawansowania rzeczowego i finansowego realizowanych prac.
9) Przygotowanie dokumentów wymaganych do zgłoszenia zakończenia realizacji Projektu,
10) Prowadzenie rozliczeń finansowych związanych z realizacją zadań zgodnie z wymogami RPO WD, w ramach którego zadanie jest współfinansowane.
11) Opracowanie sprawozdań oraz innej korespondencji zgodnie z wymogami programu, w ramach którego zadanie jest współfinansowane.
12) Zapewnienie, aby dokumenty powstałe w trakcie realizacji Projektu były opiniowane pod względem formalnym i prawnym pod kątem zgodności z przepisami prawa krajowego oraz wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi w umowie dofinansowania oraz wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.
13) Prawidłowe rozliczenie rzeczowe i finansowe całego Projektu w zakresie osiągnięcia założonych we wniosku o dofinansowanie wartości wskaźników produktu i rezultatu.
14) Weryfikacja dokumentów i procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Weryfikacja dokumentów i procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie realizacji Projektu pn. „Sudecka Zagroda Edukacyjna w Dobkowie” zgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego. Wykonawca jednocześnie dokona weryfikacji dokumentów
i procedur przeprowadzonych dla postępowań w ramach niniejszego Projektu, które nastąpiły do dnia podpisania umowy z Wykonawcą.
15) Przygotowywanie danych, na żądanych formularzach w zakresie:
– wnioskowania o płatności,
– okresowych i końcowych sprawozdań z realizacji poszczególnych zadań;
– innych informacji wymaganych przez Zleceniodawcę.
16) Na zakończenie realizacji projektu na wniosek IZ RPO, sporządzenie stosownych wyjaśnień do wniosku, korekt i stosownych uzupełnień.
2. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.07.2014 r.
3. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny oferty.
Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:
1) Cena – oferta, która opiewać będzie na najniższą kwotę brutto otrzyma 100 %. Zamawiający przyzna maksymalną ilość punktów (100 pkt.) w kryterium CENA ofercie, która zaoferuje najniższą cenę za realizację zadania. Punkty w pozostałych ofertach w kryterium cena zostaną wyliczone ze wzoru:
C = (Najkorzystniejsza zaoferowana cena spośród wszystkich ważnych ofert / Cena oferowana badanej oferty) * 100%
W toku oceny ofert Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wszystkich wyników do dwóch miejsc po przecinku.
Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. Wykonawca przedstawi w ofercie cenę całkowitą brutto obejmującą całość wykonania przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym podatek VAT (jeśli dotyczy), a także inne koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia.
Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Oferenci zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.
4. Warunki płatności: płatność dokonana będzie w dwóch transzach po zrealizowaniu danej części usługi:
a) za Zarządzanie projektem oraz prowadzenie postępowań od podpisania umowy do 30.06.2013 r.
b) za Zarządzanie projektem oraz prowadzenie postępowań od 01.07.2013 r. do 31.07.2014 r.
Koszt usługi poniesiony zostanie zgodnie z wartościami określonymi w formularzu ofertowym złożonym przez Wykonawcę.
5. Wykonawca wystawiać będzie faktury /rachunki częściowe za dany okres świadczenia usługi polegającej na Zarządzaniu projektem oraz prowadzeniu postępowań, zgodnie z następującymi terminami:
– do dnia 30.06.2013 r. za wykonaną pracę od momentu podpisania umowy do dnia 30.06.2013 r.
– do dnia 31.07.2014 r. za wykonaną pracę świadczoną od 01.07.2013 r. do momentu zakończenia rzeczowego realizacji projektu.
Stowarzyszenie Kaczawskie ureguluje faktury/rachunki w terminie do 30 dni od daty ich otrzymania. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur/rachunków będzie częściowy (wystawiony w 2013 r.) bądź końcowy (wystawiony w 2014 r.) protokół odbioru prac, bez zastrzeżeń potwierdzający wykonanie przez niego powierzonych zadań, potwierdzony przez Stowarzyszenie Kaczawskie.
6. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia (wykaz wykonanych/wykonywanych usług – zał. nr 2);
Zamawiający uzna, że wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie, jeżeli wykaże, że
w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – zarządzał bądź aktualnie zarządza co najmniej 2 projektami.
7. Dokumenty, jakie mają dostarczyć Wykonawcy:
– wypełniony i podpisany załącznik Nr 1 – Formularz oferty;
– udokumentowanie wiedzy i doświadczenia w realizacji tego typu zadań – załącznik Nr 2 (wykaz wykonanych/wykonywanych usług);
– odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej poświadczone za zgodność z oryginałem (kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem).
8. Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert: ofertę należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie Stowarzyszenia Kaczawskiego, 59-407 Mściwojów, Mściwojów 45A w terminie do dnia 23.11.2012 r. do godziny 15:00.
9. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez rozpatrzenia.
10. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę.
11. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
12. Kwota jaką Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację zadania: łącznie 73.800,00 zł brutto (60.000 zł netto), w tym 36.900 zł. za zakres prac przeznaczonych do wykonania do 30.06.2013 r. oraz 36.900 zł za zakres prac przeznaczonych do wykonania od 01.07.2013 r. do końca realizacji projektu.
13. Osoby do kontaktów: Beata Castaneda Trujillo, tel. 607854311 lub Krzysztof Kowalczyk tel. 694867747
14. Zamówienie zostanie przeprowadzone zgodnie z wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych w projektach realizowanych w ramach Priorytetów 1-9 Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013
15. Zamawiający informuje, że w przypadku, gdy w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną mniej niż 2 ważne oferty, zamawiający unieważnia to postępowanie i przeprowadza ponowne.
16. Zamówienie zostało upublicznione poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz poprzez jego zamieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego.
Załączniki:
1. Formularz oferty – zał. nr 1.
2. Wykaz wykonanych/wykonywanych usług – zał. nr 2.
